Pour les administrateurs et directeurs

Les administrateurs gèrent toute l'école depuis un espace de travail à barre latérale (idéal sur tablette, ordinateur ou grand écran, même si tout fonctionne aussi sur téléphone). Les modules : Tableau de bord, Communication, Utilisateurs, Classes, Gestion du transport, Calendrier des examens, Emplois du temps, Demandes de certificats, Réclamations, Albums photo, Formulaires, Présence, Notes, Finances, Uniformes et Paramètres de l'école.

Rôles d'administration

Une école compte un ou plusieurs administrateurs principaux (accès complet à tous les cycles, gestion des autres administrateurs) et éventuellement des responsables de cycle limités aux cycles d'enseignement qui leur sont attribués (ex. le primaire uniquement). Les assistant(e)s administratifs disposent de l'accès administratif au quotidien mais ne peuvent pas gérer les comptes administrateurs. Les modules activés pour votre école font partie de votre abonnement Qismi — les cartes verrouillées affichent un badge Fonction verrouillée.

Tableau de bord — votre poste de pilotage quotidien

Le tableau de bord vous accueille avec une liste Action requise qui regroupe tout ce qui vous attend : messages non lus, nouvelles réclamations, certificats à traiter, photos et albums à valider, réponses aux formulaires, absences à vérifier et calendriers d'examens à approuver. Touchez une tâche pour y accéder directement. Quand la liste est vide : « Tout est à jour ! ».

Utilisateurs

Gérez tous les comptes de l'école — administrateurs, assistants, enseignants, parents, élèves et personnel.

Ajouter un utilisateur

1. Ouvrez Utilisateurs → Ajouter un utilisateur.
2. Saisissez le nom, l'e-mail, le téléphone/WhatsApp et sélectionnez un ou plusieurs rôles (le rôle élève est exclusif et ne peut pas être combiné).
3. Détails propres au rôle : attribuez classes et matières aux enseignants ; liez parents et enfants entre eux ; attribuez une classe aux élèves ; définissez les cycles gérés pour les responsables de cycle.
4. Enregistrez, puis partagez l'invitation d'inscription via WhatsApp, E-mail ou Copier le lien depuis la liste des utilisateurs.

Import en masse

Utilisateurs → Importer importe les élèves (y compris directement depuis un export XLSX Masaar, ou le CSV propre à votre école), les parents (liés automatiquement à leurs enfants par le code enfant) et les enseignants (avec leurs classes et matières). L'aperçu valide chaque ligne avant toute création, des avertissements signalent les problèmes comme les classes inconnues, et après l'import vous pouvez Télécharger le rapport d'identifiants avec le login et le mot de passe temporaire de chaque compte. Les utilisateurs importés doivent changer leur mot de passe à la première connexion (politique de l'école).

Gestion des comptes au quotidien

• Filtrez la liste des utilisateurs par rôle et recherchez par nom ou e-mail ; les statuts indiquent qui est Actif, Inscrit ou encore En attente.
• Réinitialiser au mot de passe par défaut restaure le mot de passe initial d'un utilisateur importé lorsqu'il est bloqué — il devra le changer à sa prochaine connexion.
• Garde-fous : vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte ni le dernier administrateur de l'école.

Classes

Créez et entretenez les classes : nom (ex. « CP – Section A »), niveau scolaire (parmi les niveaux proposés par votre école) et type (Régulière, Enrichissement, Intensive, Soutien). Les classes peuvent être archivées en fin d'année plutôt que supprimées, ce qui préserve l'historique.

Communication

Le centre de communication réunit annonces, événements, messages privés et un fil d'activité.

• Annonces — ciblez Toute l'école ou des Classes spécifiques, définissez la priorité (Normal / Important / Urgent), joignez des fichiers et épinglez les avis critiques en haut.
• Événements — tous les détails plus le Suivi des confirmations (Oui / Peut-être / Non avec la liste des participants) et une notification push facultative à la création.
• Messages — écrivez à n'importe qui dans l'école ; les conversations acceptent pièces jointes, messages vocaux et archivage.
• Générer avec l'IA — rédigez annonces et événements à partir de modèles pensés pour la vie scolaire marocaine (fermeture de l'école, horaires du Ramadan, rappel d'uniforme, réunion parents-enseignants, fêtes nationales et religieuses…). Choisissez les langues de sortie (arabe, français, anglais, espagnol, tamazight), un style de salutation (ex. السلام عليكم ou « Chers parents ») et une formule de clôture. Les générations sont limitées par jour et comptent dans le quota mensuel d'IA de l'école — relisez toujours avant d'envoyer.

Présence

Le tableau de bord de présence suit toute l'école : totaux, présents/absents du jour et taux de présence, avec un détail par classe et un export PDF/Excel.

• Signalements d'absence des parents — examinez les signalements soumis par les parents et marquez-les comme traités.
• Absences non vérifiées — les élèves marqués absents sans signalement parental. Contactez le parent depuis la fiche, puis Marquer comme suivi. Un rapport exportable appuie vos procédures de suivi.
• Les administrateurs peuvent aussi marquer directement la présence de n'importe quelle classe si nécessaire.

Notes

• Configuration — définissez les matières (avec noms en arabe et en français, sous-notes pondérées facultatives comme Oral/Écrit) et les périodes de notation ; une seule période est EN COURS, et les enseignants ne peuvent saisir des notes que pour celle-ci.
• Approbations — examinez les soumissions des enseignants sous En attente d'approbation : approuvez (les parents sont notifiés) ou rejetez avec un motif écrit pour que l'enseignant corrige et resoumette.
• Export — exportez les notes approuvées par classe et par période au format CSV pour Excel/Google Sheets.

Calendrier des examens

Créez directement des calendriers d'examens, ou examinez ceux soumis par les enseignants : Approuver et publier ou Rejeter avec un commentaire. Les calendriers ciblent toute l'école ou des classes spécifiques, et la publication peut notifier les parents par push. Un calendrier publié peut être dépublié à tout moment.

Emplois du temps et créneaux horaires

• Emplois du temps des classes — construisez la grille hebdomadaire de chaque classe (matière, enseignant, salle par créneau), copiez un jour, effacez un emploi du temps, ou appliquez celui d'une classe comme modèle à toutes les classes du cycle.
• Créneaux horaires (dans Paramètres de l'école) — définissez la journée d'école par cycle, marquez les créneaux de pause et enregistrez des préréglages nommés (ex. Normal, Ramadan, Semaine d'examens). Les exceptions par niveau et par classe remplacent la valeur par défaut du cycle (hiérarchie : Préréglage → Cycle → Niveau → Classe). Touchez l'action ⚡ pour rendre un préréglage ACTIF — cela change immédiatement l'emploi du temps de toute l'école, une confirmation est donc toujours demandée.

Demandes de certificats

Les demandes des parents arrivent avec le type de document et une date souhaitée (des indicateurs « en retard » et « pour aujourd'hui » vous gardent à jour). Traitez une demande en téléversant le document (le parent le télécharge dans l'application) ou en la marquant À retirer avec une note (ex. « Disponible du lundi au vendredi, 8 h – 16 h »). Le parent est notifié dans les deux cas.

Réclamations

Examinez les réclamations des parents — les nouvelles et les urgentes (haute priorité) sont comptabilisées sur votre tableau de bord. Ouvrez une réclamation pour lire les détails, écouter les pièces jointes vocales, écrire éventuellement au parent, puis rédigez votre réponse et appuyez sur Envoyer la réponse et résoudre. Le parent est notifié et voit votre réponse dans son application.

Albums photo

• Créez des albums de classe, d'événement ou de toute l'école et ajoutez des photos ; définissez une photo de couverture avant de publier.
• Circuit de validation — les albums soumis par les enseignants et les photos individuelles attendent votre approbation ; approuvez, approuvez tout, ou rejetez avec un commentaire. Rien n'atteint les parents sans validation.
• Publier / Dépublier contrôle la visibilité pour les parents à tout moment.
• Liens de partage publics — créez éventuellement des liens à expiration (24 h / 7 j / 30 j / jamais) pour que les familles partagent un album en dehors de l'application. Suivez le nombre de vues, et révoquez ou supprimez un lien à tout moment.

Formulaires et questionnaires

1. Ouvrez Formulaires → Créer un formulaire, ou partez d'un modèle (cantine, transport, santé, autorisation, événements, retours, administratif, activités — insérables en bilingue français/arabe/anglais).
2. Ajoutez des questions : texte court/long, nombre, choix unique/multiple, date, oui/non, évaluation ou envoi de fichier ; marquez les questions obligatoires.
3. Choisissez le modèle de réponse : Par élève (les parents répondent pour chaque enfant, avec éventuellement tous les parents requis) ou Par parent.
4. Définissez la diffusion (tous les parents de l'école, des classes sélectionnées ou des parents sélectionnés), une date limite facultative, et si la modification est autorisée jusqu'à la date limite.
5. Enregistrer le brouillon pour continuer plus tard, ou Publier — les destinataires sont notifiés.

Suivez le taux de réponse, voyez qui a répondu et qui ne l'a pas fait, Envoyez un rappel aux parents en attente, et exportez les réponses (CSV). Clôturer un formulaire arrête les nouvelles réponses tout en conservant les existantes.

Gestion du transport

• Bus — enregistrez les véhicules avec immatriculation, capacité, nom et téléphone du chauffeur, et statut (Actif / Inactif / En maintenance).
• Accompagnateurs de bus — indiquez quels enseignants supervisent les trajets.
• Élèves — indiquez qui prend le bus et affectez chaque élève à un bus (dans la limite des capacités).
• Tableau de bord — vue d'ensemble de la flotte en direct pendant les trajets : bus actifs, élèves à bord, trajets terminés et déplacement de chaque bus sur la carte.
• Rapports — historique des trajets et statistiques de transport.

Finances

• Types de frais — définissez les frais par catégorie (scolarité, inscription, transport, cantine, assurance, uniforme, livres et fournitures, activités, frais d'examen…), la fréquence (mensuel / annuel) et un prix par cycle d'enseignement.
• Paiements — Générez les paiements attendus du mois, puis enregistrez les paiements au fil de l'eau (Espèces, Chèque, Virement), individuellement ou en masse. Le résumé suit Attendu, Collecté, En attente et En retard ; chaque enregistrement garde la trace de qui l'a saisi et quand. Les parents voient l'état de leurs propres paiements dans leur application.

Uniformes

• Articles — constituez le catalogue d'uniformes : type d'article (t-shirt, polo, survêtement, tenue de sport, cartable…), catégorie régulière ou sport, obligatoire ou optionnel, tailles disponibles, photo, prix par cycle et état du stock.
• Commandes — confirmez les commandes des parents et marquez-les comme livrées (individuellement ou en masse). La vue Quantités nécessaires agrège toutes les commandes en attente par article et par taille — exactement ce qu'il vous faut pour le réassort auprès de votre fournisseur — à côté du total des commandes et du revenu.

Paramètres de l'école

• Image de marque — téléversez le logo de l'école et personnalisez la couleur principale, la couleur de l'en-tête et la couleur d'accentuation de l'application (avec des préréglages rapides et un aperçu en direct). Les couleurs de votre école s'appliquent à l'application de tous les utilisateurs.
• Créneaux horaires — l'éditeur de journée scolaire décrit plus haut.

Réglages au niveau de la plateforme

Certains réglages se gèrent avec votre contact Qismi plutôt que dans l'application : les modules activés, le niveau d'abonnement et les quotas d'IA, les matières et cycles activés, et des politiques comme la possibilité pour les parents d'écrire aux enseignants, la visibilité des horaires de l'emploi du temps pour les parents, ou le modèle de compte à tuteur unique. Contactez le support Qismi pour les modifier.